Responsabilidad empresarial con una auditoría de cumplimiento social

5 procedimientos clave en una auditoría de cumplimiento social

• ¿Está seguro de que sus proveedores no abusan de sus trabajadores?

• ¿Cumplen sus proveedores la legislación laboral local?

• ¿Sabe si sus productos se fabrican en un entorno seguro donde no se vulneran los derechos humanos?

• Puede responder a estas importantes preguntas, y a otras más, con una auditoría de cumplimiento social

En este artículo explicaremos qué es una auditoría de cumplimiento social y los cinco procedimientos clave que siempre se incluyen en ella.

¿Qué es la auditoría de cumplimiento social?

Una auditoría de cumplimiento social, también conocida como auditoría ética, es una auditoría de una casa de producción, fábrica, granja o instalación de envasado externa para verificar si la operación cumple con las responsabilidades sociales y éticas, las normativas de salud y seguridad y las leyes laborales.

¿Cómo se realiza una auditoría de cumplimiento social?

Para garantizar la transparencia, las auditorías de cumplimiento social suelen ser realizadas por auditores independientes que siguen una serie de normas internacionales. Estas normas pueden variar en función de la ubicación de la instalación y del tipo de auditoría requerida.

Las normas internacionales para las auditorías de cumplimiento social incluyen:

• SA 8000: la principal norma de certificación social para fábricas y organizaciones de todo el mundo

• Auditoría Comercial Ética de los Miembros de Sedex (SMETA)

• amfori BSCI - una Iniciativa de Cumplimiento Social Empresarial para el cumplimiento social y las mejoras dentro de las fábricas y granjas.

• Iniciativa de Comercio Ético de la OIT

• Consejo de Joyería Responsable (RJC)

• Iniciativa para el Cumplimiento y la Sostenibilidad (ICS) - Federación Francesa de Comercio y Distribución (FCD)

5 procedimientos clave en una auditoría de cumplimiento social

Las auditorías pueden programarse con antelación o realizarse sin previo aviso. El flujo de trabajo preciso de una auditoría social puede variar en función de las normas utilizadas, pero siempre incluirá los siguientes procedimientos clave:

1. Reunión inaugural

2. Gira de Salud y Seguridad

3. Revisión de la documentación de los empleados

4. Entrevistas a empleados

5. Reunión de clausura

1. Reunión de apertura

Si la auditoría se realiza sin previo aviso, los auditores explicarán el propósito de su visita a los responsables del centro y especificarán la hora a la que debe comenzar la auditoría, que debe ser poco después de su llegada.

El director de la fábrica y el personal de recursos humanos deben estar presentes en la reunión de apertura. Si no es posible, el representante de la fábrica debe ser alguien con autoridad para facilitar los documentos necesarios y responder a las preguntas del auditor.

Posibles problemas

Si los responsables del centro no permiten que se realice la auditoría en el plazo especificado, el hecho se registra como un rechazo de auditoría.

2. Recorrido de salud y seguridad

Esto permite a los auditores conocer las condiciones físicas de trabajo, así como cualquier problema de salud y seguridad. Inspeccionan todas las instalaciones, incluida la zona de producción o planta de producción, el almacén y el comedor. Si los empleados residen en las instalaciones, práctica habitual en Asia, los auditores deben inspeccionar también los dormitorios.

Lista de comprobación de la visita de salud y seguridad

Los auditores suelen comprobar lo siguiente durante una inspección:

• Espacio suficiente para moverse y trabajar en las zonas de producción

• Ventilación adecuada

• Salidas de emergencia fácilmente accesibles

• Saneamiento en cafeterías y baños

• Acceso al agua potable

• Cableado eléctrico expuesto o sin marcar

• Exposición a sustancias químicas

• Equipos de protección individual

• Plan de respuesta de emergencia

• Equipos de extinción de incendios y planes de evacuación

Posibles problemas de salud y seguridad

Entre los problemas más comunes detectados durante las visitas de salud y seguridad figuran los siguientes:

• Falta de equipo de seguridad adecuado

• Cableado eléctrico expuesto o sin marcar

• Sustancias químicas que carecen de etiquetas de advertencia e información

• Falta de equipos de protección individual (EPI) adecuados

3. Revisión de la documentación de los empleados

Los auditores de cumplimiento social revisan los registros de empleo y los documentos relacionados para verificar el cumplimiento de la normativa laboral.

Una investigación exhaustiva ofrece a los auditores una visión general de las políticas oficiales de contratación y despido del centro y puede sacar a la luz cualquier problema relacionado con el salario mínimo, las horas de trabajo, las horas extraordinarias, la discriminación y las medidas disciplinarias.

La transparencia, o la falta de ella, en el mantenimiento de registros del centro da a los auditores una indicación de las políticas de la dirección, y de cómo esas políticas pueden afectar a la actitud de los empleados y a sus condiciones de trabajo.

Ejemplos de listas de control de la documentación de los empleados

• Registros de asistencia de los empleados

• Registros de nóminas de los últimos 6 a 12 meses

• Contratos de trabajo

• Registros de nóminas para horas punta/no punta, incluidos pagos y deducciones por horas extraordinarias.

• Horario diario de entrada y salida de los trabajadores

• Seguros sociales

• Registros de producción (¿se paga a los trabajadores por producción o por pieza?)

• Cualquier exención gubernamental o permiso especial para horas de trabajo fuera de los límites legales estándar.

Posibles problemas de documentación de los empleados

Entre los problemas más comunes detectados durante las revisiones de la documentación de los empleados figuran los siguientes

• Registros de asistencia escritos a mano que no pueden verificarse

• Las horas trabajadas no se ajustan a la legislación laboral regional

• Falta de documentación acreditativa de la edad

• Falta de claridad sobre cómo se paga a los trabajadores

4. 4. Entrevistas con los empleados

Los auditores entrevistan a empleados seleccionados al azar para conocer mejor sus condiciones de trabajo, así como las condiciones de vida si los empleados residen en la instalación.

Las entrevistas deben ser voluntarias y realizarse en privado, sin la presencia de la dirección ni de otros empleados. De este modo, los empleados tienen la oportunidad de hablar sobre cualquier mal trato o queja que pudiera justificar una investigación más a fondo.

Los auditores de cumplimiento formulan preguntas sobre las políticas de contratación y despido, los horarios y condiciones de trabajo, la duración del empleo y la comprensión por parte de los empleados de las políticas disciplinarias.

5. Reunión de clausura

Los auditores de cumplimiento concluyen la visita reuniéndose con la dirección de la instalación para repasar cualquier posible problema de incumplimiento y sugerir medidas para introducir mejoras, con un Plan de Acciones Correctivas (PAC) que deberá firmar el director de la instalación.

¿Qué problemas pueden hacer fracasar una auditoría de cumplimiento social?

Una auditoría fallida significa que se han descubierto condiciones inaceptables en la fábrica. Pueden ser condiciones consideradas ilegales a los ojos de las autoridades locales y/o inmorales a los ojos de su mercado de consumo. He aquí cinco infracciones clave que conducirían inequívocamente a una auditoría fallida:

Trabajo infantil

Como la legislación laboral varía de un país a otro, es posible que las personas empleadas en la fábrica sean menores de la edad mínima para trabajar en su propio país. Sin embargo, en algunos casos, los operarios sin escrúpulos de las fábricas pueden ignorar por completo incluso las leyes laborales locales y emplear a niños considerados menores de edad según cualquier norma.

Trabajos forzados

Aunque el personal trabaje en condiciones poco sabrosas o reciba un salario bajo por su labor, un acuerdo estándar entre el empresario y el empleado significa que éste ha elegido libremente trabajar en la fábrica y es libre de rescindir su contrato. Sin embargo, si los empleados no tienen libertad para renunciar o el operario de la fábrica retiene sus documentos de identidad o pasaportes, se trata de trabajo forzoso y no superaría una auditoría de cumplimiento social.

Peligros para la seguridad

En Europa y Estados Unidos, la normativa sobre salud y seguridad se aplica estrictamente y los trabajadores conocen sus derechos, pero en muchos países, los trabajadores se enfrentan a un alto riesgo de lesiones por la maquinaria peligrosa, las condiciones de hacinamiento y la falta de precauciones y procedimientos de seguridad en caso de emergencia.

Maltrato físico

Las pruebas de que el fabricante abusa de los empleados o los castiga físicamente pueden salir a la luz cuando los auditores entrevisten a los empleados.

Soborno

Un proveedor que hace recortes y no cumple la normativa puede haberse salido con la suya sobornando a las autoridades locales para que hagan la vista gorda y podría intentar sobornar también a los auditores de cumplimiento social. Esto, por supuesto, debería dar lugar a que el proveedor no superara la auditoría. Una empresa auditora fiable debe contar con estrictos procedimientos antisoborno para garantizar la integridad y objetividad del auditor.

¿Por qué las grandes marcas necesitan auditorías de cumplimiento social?

Según el último Informe sobre el Índice de Riesgo elaborado por la British Standards Institution (BSI), los países de riesgo representan el 48% de la producción mundial de prendas de vestir, el 53% de las exportaciones mundiales de este sector y el 26% de las exportaciones totales de productos electrónicos.

China, India, Vietnam, Bangladesh y Myanmar se consideran los cinco países con mayor riesgo de violación de los derechos humanos, según Forbes. Otros países de alto riesgo son Siria, Egipto, Libia, Mali y Guinea-Bissau.

El informe de las BSI también advierte de que los esfuerzos de los gobiernos asiáticos por impulsar sus economías se están traduciendo en una mayor prevalencia de los abusos del trabajo infantil en las cadenas de suministro.

Como consecuencia, todas las grandes empresas británicas tienen ahora que revelar lo que están haciendo para detener la esclavitud y la trata de seres humanos en sus cadenas de suministro, como parte de sus obligaciones en virtud de la Ley de Esclavitud Moderna.

La responsabilidad social de las empresas en los titulares

La capacidad de demostrar o probar que su organización se toma en serio la responsabilidad social corporativa (RSC) es esencial para las grandes marcas que se encuentran en el punto de mira, especialmente dada la facilidad con la que pueden difundirse las malas noticias en el mundo actual, que tiene fácil acceso a la información.

He aquí un ejemplo de titular que causó efectos negativos a largo plazo:

"Los trabajadores del sector textil siguen inseguros años después de los desastres en fábricas de Bangladesh y Pakistán"

Varios años después de que dos catástrofes mortales ocurridas en fábricas de Bangladesh y Pakistán acabaran con la vida de más de 1.300 trabajadores, las marcas europeas de ropa, cuyos productos se fabricaban en ellas, siguen haciendo frente a la presión de los defensores de los derechos humanos, así como a acciones judiciales y reclamaciones de indemnización, a pesar de haber pagado ya millones de dólares.

Cuando saltan noticias de este tipo, el daño a la reputación de la marca puede ser catastrófico y las ventas pueden caer en picado, lo que hace necesario un exhaustivo control de daños para volver a la normalidad.

Cómo puede ayudarle QIMA

Los auditores de QIMA están certificados profesionalmente para realizar auditorías de cumplimiento social de acuerdo con las principales normas de auditoría social reconocidas internacionalmente.

Incluso si su empresa ya cuenta con un programa de responsabilidad social, QIMA puede adaptar los programas de auditoría ética existentes para satisfacer sus necesidades específicas de cumplimiento.

Nuestros programas de auditoría ética abarcan los siguientes aspectos:

• Higiene, salud y seguridad

• Gestión de residuos

• Trabajo infantil y juvenil

• Prácticas laborales, incluido el trabajo forzado, la representación de los trabajadores, las prácticas disciplinarias y la discriminación

• Horas de trabajo y salarios

• Protocolos de auditoría ética específicos para cada cliente

Más información sobre auditorías éticas aquí.